Sterrenkundige Kring “Minnaert” gevestigd te Utrecht, neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Wij stellen uw gegevens nooit voor commerciële doelstellingen ter beschikking aan derden.
Sterrenkundige Kring “Minnaert” (hierna te noemen: Kring Minnaert), is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens van onze leden, bezoekers van onze activiteiten, bezoekers van onze website en facebookpagina. In deze privacyverklaring kunt u lezen welke persoonsgegevens Kring Minnaert verzamelt en hoe deze worden gebruikt en beveiligd.
Contactgegevens:
Website: https://www.kringminnaert.nl
Voor vragen: info@kringminnaert.nl.
PERSOONSGEGEVENS DIE WIJ VERWERKEN
Welke persoonsgevens wij verwerken
Als u lid bent van Kring “Minnaert” verwerken wij een beperkt aantal van uw persoonsgegevens die noodzakelijk zijn in het kader van uw lidmaatschap:
- Voor- en achternaam
- Adresgegevens
- Telefoonnummer
- E-mailadres
- Het jaar waarin het lidmaatschap is aangegaan
Bij verenigingsactiviteiten worden persoonsgegevens verzameld van leden en overige bezoekers door het invullen van presentielijsten of door aanmelding via Datumprikker zoals voor- en achternaam en e-mailadres. Ook kunnen er tijdens verenigingsactiviteiten foto’s en video’s gemaakt worden.
Bij het bezoeken van onze website of facebookpagina worden door ons geen persoonsgegevens verzameld.
Met welk doel wij persoonsgegevens verwerken
Kring “Minnaert” verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:
- Versturen van mailings in verband met verenigingsactiviteiten
- Het afhandelen van uw contributie betaling
- U te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is in het kader van uw bijdragen aan verenigingsactiviteiten, het betalen van uw contributie of i.v.m. uw activiteiten als vrijwilliger
- U te informeren over ledenvergaderingen of wijzigingen t.a.v. van uw lidmaatschap
- Het bijhouden van niet-gepersonaliseerde statistieken te behoeve van het jaarverslag en ter verbetering van onze verenigingsactiviteiten
- Foto’s en video’s kunnen worden rondgemaild aan leden, en gebruikt worden bij publicatie over verenigingsactiviteiten, bv op onze website of in het blad Zenit.
Hoe lang we persoonsgegevens bewaren
Kring “Minnaert” Utrecht bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen voor de volgende persoonsgegevens:
- Met betrekking tot het lidmaatschap: na opzegging van het lidmaatschap worden uw voor- en achternaam, adres, telefoonnummer, e-mailadres en contributiebetalingen ten minste 7 jaar na opzegging van het lidmaatschap bewaard om te voldoen aan belastingwetgeving. Na de bewaartermijn worden de gegevens uitsluitend nog gebruikt voor berichtgeving over bijzondere gebeurtenissen en evenementen van Kring Minnaert, zoals lustrums en reunies, tenzij het gewezen lid of de nabestaanden erom vragen deze gegevens te verwijderen
- Uw naam en e-mailadres die worden verzameld in verband met deelname aan verenigingsactiviteiten zoals lezingen en excursies worden maximaal 2 jaar bewaard na het plaatsvinden van de betreffende activiteit
- Foto’s en video’s worden bewaard zolang deze relevant blijven voor Kring Minnaert. Ze worden niet geplaatst of verwijderd wanneer u daarom vraagt.
DELEN VAN PERSOONSGEGEVENS MET DERDEN
Kring “Minnaert” verstrekt uw persoonsgegevens niet aan derden tenzij dit nodig is voor de uitvoering van onze activiteiten (denk aan de hosting van onze website, het versturen van mailings, enz.) of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.
We maken gebruik van Mailman voor het versturen van mails aan onze leden. Uw e-mailadres is niet voor de overige leden zichtbaar.
Mailman heeft geen Privacyverklaring maar gebruikt uw persoonsgevens niet voor Spam en ongevraagde e-mail. Zie de Code of conduct op https://gnu.org/software/mailman/index.html
We maken gebruik van Datumprikker t.b.v. de inschrijving voor onze activiteiten, indien noodzakelijk. De gegevens die u daar verstrekt vallen onder verantwoordelijkheid van Datum prikker maar worden door hen uitsluitend gebruikt om u en het bestuur op de hoogte te houden van uw inschrijving. Uw e-mail adres is niet voor de overige leden zichtbaar. Datum prikker voldoet aan de eisen van de GDPR. Zie hieronder hun privacy statement.
https://datumprikker.nl/algemeen/privacy
HOE WIJ PERSOONSGEGEVENS BEVEILIGEN
De ledenadministratie, financiële administratie en activiteitenbestanden met de in deze privacy statement genoemde gegevens worden offline bewaard door twee bestuursleden. Ook zijn de bestanden beveiligd. Alleen bestuursleden hebben inzicht in deze gegevens. Bestuurders zijn verplicht om hun computers actueel te houden met de laatste systeemupdates geïnstalleerd en om adequate antivirus en anti-malware software te gebruiken.
De bestanden met persoonsgegevens in Mailman en Datumprikker zijn eveneens beveiligd. Alleen zittende bestuursleden hebben toegang tot deze gegevens. Jaarlijks vindt controle plaats.
Als u het idee hebt dat uw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met ons op via info@kringminnaert.nl.
GEGEVENS INZIEN, AANPASSEN OF VERWIJDEREN
U hebt het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te laten corrigeren of te laten verwijderen. Daarnaast hebt u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door Kring Minnaert.
U kunt een verzoek tot inzage, correctie of verwijdering, van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar info@kringminnaert.nl.
Deze Privacyverklaring is voor het laatst bijgewerkt op 2 mei 2019.